Asas - asas organisasi beserta contoh

Nama  : chairun nisa

nim  : 110903033

ilmu administrasi negara
  fisip usu

Tugas Organisasi dan Manajemen

2.  Joseph L. Massie , ia mengemukakan 6 macam asas – asas organisasi sebagai berikut :

•Unity of command , ( kesatuan perintah )

•Span of control , ( rentangan kontrol )

•The exception principle , ( rentangan pegecualian )

•The scalar principles , ( asas jenjang )

•Departementation , ( departemenisasi )

•Decentralization , ( desentralisasi )

•

C. Pendalaman  beberapa asas organisasi

  Dalam  merumuskan tujuan organisasi  hendaknya diperhatikan adanya pengertian  ketunggalan  tujuan dan tahap – tahap tujuan . Yang dimaksud dengan  ketunggalan  tujuan adalah organisasi sebagai keseluruhan serta masing – masing satuan organisasi  yang ada harus memiliki baik kebutuhan  jasmani dan rohani  yang diusahakan  untuk dicapai bagi satu organisasi. Sedangkan yang dimaksud dengan tahap – tahap tujuan adalah  urutan – urutan keseluruhan kebutuhan baik jasmani maupun rohani yang diusahakan untuk dicapai oleh suatu organisasi sehinggan diketahui dengan jelas manakah tujuan pokok yang harus dicapai terlebih dahulu dan manakah tujuan tujuan tambahan yang harus dicapai pada tahap berikutnya. Tujuan tambahan adalah kebutuhan jasmani atau rohani yang hendak dicapai oleh suatu organisasi karena sebagian tujuan pokok telah dicapai dengan baik.

Menurut Herbert G. Hicks  , ada 5 macam  hubungan  antara tujuan individu dengan tujuan orgnisasi yaitu :

Totally opposing ( bertolak belakang )

Partially opposing ( berbeda sebagian )

Neutral ( netral )

Compatible ( dapat didekatkan  atau hampir sama  )

Identical ( tepat sama )

 




 

 

  2.  DEPARTEMENISASI

    Yang dimaksud dengan  departemenisasi adalah aktivitas untu menyususn satuan – satuan organisasi yang akan diserahii bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Fungsi adalah  sekelompok aktivitas sejenis berdasarkan kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya.

  Contoh :

  Jawatan adalah organisasi bila dilihat dari jenjangnya sendiri, tetapi bila dilihat dari jenjang  yang lebih tinggi yaitu Propinsi Riau maka jawatan adalah satuan organisasi. Demikian pula Propinsi Riau merupakan organisasi bila dilihat dari jenjangnya sendiri, tetapi apabila dilihat dari jenjang yang lebih tinggi misalnya Negara Indonesia maka Propinsi Riau hanyalah satuan organisasi. 

●

●

1.Satuan  pimpinan / pimpinan, adalah  pemegang wewenang  tertinggi serta penanggung jawab terakhir dari suatu organisasi.

2.Satuan Haluan , adalah satuan organisasi yang melakukan aktivitas untuk menetapkan  norma , peraturan, kebijaksanaan pokok serta menampung pendapat masyarakat lingkungannya.

3.Satuan Operasi , adalah satuan organisasi yang melakukan aktivitas pokok yang langsung berhubungan dengan tercapainya tujuan organisasi.

4.Satuan Komersil, adalah satuan organisasi yang melakukan aktivitas pokok yang langsung berhubungan dengan tercapainya tujuan yang pengurusannya berdasarkan berbagai asas ekonomi.

5.Satuan penunjangan , adalah satuan organisasi yang melakukan aktivitas untuk membantu berbagai kebutuhan satuan lain agar berjalan lancar.

6.Satuan Kontrol, adalah satuan organisasi yang melakukan aktivitas memeriksa, ,engawasi, mencocokkan serta mengusahakan agar pelaksanaan aktivitas satu sama lain dapat sesuai dengan yang diharapkan.

7.Satuan konsultasi , adalah satuan organisasi yang melakukan aktivitas memberikan bantuan keahlian dengan jalan memberikan nasehat ataupun motivasi kepada satuan lainnya.

•Departemenisasi berdasarkan jasa

  contoh : misalnya dalam perusahaan  money changer menerima penukaran uang baik ke bentuk rupiah, dollar, yen  dll.

•Departemenisasi berdasarkan alat

  contoh : dalam sekolah teknik terdapat jenis-jenis bidang berbeda seperti teknik mesin, teknik computer, teknik pertanian, teknik sipil dll.

•Departemenisasi berdasarkan wilayah

  contoh : dalam kelurahan dibentuk pembagian desa, RT, dan RW  nya.

•Departemenisasi berdasarkan waktu

  contoh :  di carefour jam kerja pegawai dibagi dalam sip pagi, siang dan sip malam.

•Departemenisasi berdasarkan jumlah

  contoh :  misalnya kursi dekan sebuah fakultas pasti cuma ada satu saja dan  kursi untuk pembantu dekan bisa diisi oleh tiga orang tetapi kursi untuk para staffnya mungkin bisa mencapai sepuluh orang.

•Departemenisasi satuan organisasi khusus

  contoh : tim evaluasi kebijakan , KPK ( komisi pemberantasan korupsi ) dll.

3.PEMBAGIAN KERJA

    Pembagian kerja dapat diartikan menjadi dua macam  ,yaitu :

Pertama, pembagian kerja adalah perincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang semacam  atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. Contoh : adanya  administrasi personalia, administrasi keuangan , administrasi produksi didalam suatu perusahaan.

Kedua, adalah perincian serta pengelompokkan tugas – tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untu dilakukan oleh seorang pejabat  tertentu.

  Contoh : adanya presiden , wakil presiden, ketua partai , bendahara mum dll.

  Tentang  pentingnya pembagian kerja Luther Gulick mengemukakan  alasan – alasan sebagai berikut :

1.Karena orang berbeda dalam pembawaan , kemampuan serta kecakapan dan mencapai ketangkasan yang besar dengan spesialisasi.

2.Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang sama.

3.Karena seseorang tidak dapat mengerjakan dua, hal pada saat yang sama.

4.Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga eseorang dalam rentangan hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui lebih banyak dari pada sebagian sangat kecil daripadanya.

Dalam melakukan pembagian kerja hendaknya  diperhatikan beberapa  hal berikut :

a.Tiap –tiap satuan organisasi hedaknya memiliki perincian aktivitas yang jelas tertulis pada daftar perincian aktivitas.

  contoh : setiap kegiatan yang dilakukan oleh kecamatan harus dibuat menjadi suatu agenda kegiatan kecamatan tersebut disertai dengan laporan pertanggungjawaban.

●

f.Penempatan para pejabatnya hendaknya yang tepat.

  contoh : penempatan para sarjana ekonomi tepat diletakkan pada bagian keuangan sebuah kantor.

g.Penambahan atau pengurangan pegawai hendaknya berdasarkan volume kerja.

h.Pembagian kerja terutama yang menyangkut para pejabat dalam sesuatu satuan organisasi.

  contoh : misalnya dalam suatu staf  pemasaran diperlukan 4 orang yang berlaku sebagai penanggung jawab promosi, penanggung jawab karyawan yang turun ke lapangan, penanggung jawab pasar promosi, dan penanggung produk yang dipasarkan.

i.Penggolongan tugas.

  contoh : misalnya tugas yang harus dikerjakan hari ini atau sering disebut dengan dead line, dll.

j.Adanya dasar pembagian kerja yang menjadi landasan dalam melakukan pembagian kerja.

  contoh : misalnya adanya pembagian kerja berdasarkan fungsi,rangkaian kerja,langganan dan lain – lain.

4.KOORDINASI

●

    Menurut James D. Monney  koordinasi adalah pengatran usaha sekelompok orang secara teratur untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapai suatu tujuan bersama. Menurut Henry Fayol, mengkoordinasikan berarti mengikat bersama ,menyatukan, dan menyeleraskan semua kegiatan dan usaha .  sedangkan menurut Herbert G. Hicks , prinsip koordinasi menerangkan bahwa pelaksanaan organisasi itu efektif apabila semua orang dan sumber disinkronkan, diseimbangkan, dan diberikan pengarahan. koordinasi dapat dilakukan dengan berbagai cara , antara lain adalah :

1.Mengadakan pertemuan informal antara para pejabat.

  contoh : apabila para pejabat sedang istirahat ataupun makan siang lakukan pendekatan agar memudahkan tujuan koordinasi tercapai.

5.PELIMPAHAN WEWENANG

    Yang dimaksud dengan wewenang adalah hak seorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggungjawabnya dapat dilaksanakan dengan baik. Jadi, pelimpahan wewenang berarti penyerahan sebagian hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggungjawabnya dapat dilaksanakan dengan baik dari pejabat yang satu  kepada pejabat yang lainnya. Sedangkan tanggungjawab itu sendiri berarti keharusan pada seorang pejabat untuk melaksanakan secara selayaknya dan segala sesuatu yang telah dibebankan kepadanya.

  contoh konkritnya adalah : apabila seorang dosen memberikan tugas kepada komting kelas untuk membagikan materi yang ada kepada teman – temannya karena dosen tsb berhalangan hadir maka komting tersebut harus menjalankan perintah tsb dengan penuh tanggung jawab.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan pelimpahan wewenang :

  a.  Batas wewenang.

  contoh : seorang sekretaris harus melimpahkan tugas sekretarisnya ( bukan tugas   bendahara) kepada wakil sekretaris.

  b.  Tanggungjawab.

  contoh : seorang yang melimpahkan dan seorang yang menerima pelimpahan tersebut   harus saling  bertanggungjawab dan tidak melempar tanggung jawab.

  c.  Antara tugas ,tanggungjawab dan wewenang harus seimbang.

  contoh : apabila seorang guru diberi tugas oleh pihak sekolah untuk mengikuti rapat   maka tanggungjawabnya   adalah   menghadiri rapat tersebut dan membuat catatan   hasil rapat kepada pihak sekolah.

  d.  Kemauan memperhatikan pendapat dari pejabat yang menerima limpahan .

  contoh : apabila seorang kadis melimpahkan sebuah tugas kepada wakilnya maka   setidaknya si kadis menerima pendapat wakilnya dalam penyelesaian tugas tersebut.

6.RENTANGAN KONTROL

 

  Yang dimaksud dengan  asas rentangan kontrol adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan tertentu. Bawahan langsung adalah sejumlah pejabat yang langsung berkedudukan di bawah atasan tertentu. Atasan langsung adalah mereka yang memimpin langsung sejumlah bawahan tertentu.

  contoh : seorang manajer dalam suatu perusahaan harus melakukan pengontrolan kepada seluruh aktivitas perusahaan tetapi lebih difokuskan kepada staf – staf yang berada dibawahnya dan selanjutnya para stafnya melakukan pengontrolan kepada para divisinya dan kemudian para divisi – divisi dari masing – masing staf melakukan pengontrolan kepada para karyawan yang berada dibawah mereka.

7..

8.KESATUAN PERINTAH

 

  Yang dimaksud dengan kesatuan perintah adalah tiap – tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat  diperintah dan bertnggungjawab kepada seorang pejabat atasan tertentu. Ada satu pengecualian bahwa asas kesatuan perintah memang tidak dapat berlaku dalam organisasi berbentuk fungsional yang semua pejabat dan atasan  yang memiliki bidang kerja tertentu dapat memerintah kepada semua pejabat bawahan yang ada sepanjang  menyangkut bidang kerja pejabat atasan tadi.

Contoh : setiap karyawan harus mengerjakan tugas yang diberikan sesuai dengan apa yang diberikan oleh bagian kepala staf dari atasan mereka sehingga terjadi suatu sinergi kesatuan perintah dan tidak melenceng dari jalur yang telah ditetapkan.

●

9.FLEXIBILITAS

  Dalam melaksanakan asas flexibilitas ini hendaknya jangan dilupakan bahwa pada waktu melakukan perubahan jangan sampai menghambat kelancaran aktivitas yang sedang berjalan.

Contoh : apabila dalam pemerintah terdapat pembaruan kebijakan peraturan yang ada maka tidak perlu memberhentikan peraturan – peraturan yang sudah berjalan belakangan ini, sampai mulai berlakunya suatu peraturan baru itu diberlakukan biasaanya terdapat rentang waktu yang agak lama untuk mulai menyesuaikan.